Menulis artikel ilmiah yang baik adalah satu hal; mengirimkannya ke jurnal nasional dengan cara yang benar adalah hal lain. Banyak penulis, termasuk dosen dan peneliti berpengalaman, pernah mengalami penolakan yang sebenarnya bisa dihindari. Penyebabnya sering bukan kualitas riset, melainkan kesalahan umum saat submit artikel ke jurnal nasional yang bersifat teknis, administratif, atau strategis.
Artikel ini adalah bagian ketiga dari seri lima tulisan tentang publikasi jurnal nasional. Jika seri sebelumnya membahas pemilihan jurnal dan penyusunan naskah, seri ini berfokus pada momen krusial: proses submit. Di sini kita akan membahas strategi, contoh nyata, dan praktik terbaik agar naskah Anda tidak gugur di tahap awal.
1. Mengapa Tahap Submit Sering Menjadi Titik Gugur Naskah
Banyak penulis menganggap submit hanya soal mengunggah file. Padahal, editor jurnal melakukan penyaringan awal (desk review) sebelum naskah dikirim ke reviewer. Pada tahap ini, editor memeriksa kesesuaian scope, kelengkapan dokumen, format, dan etika publikasi. Jika ada masalah mendasar, naskah bisa langsung ditolak tanpa review.
Kesalahan di tahap submit menciptakan kesan pertama yang buruk. Editor yang menemukan file tidak lengkap, format berantakan, atau surat pengantar yang tidak relevan cenderung menilai penulis kurang teliti. Padahal, ketelitian adalah bagian dari kredibilitas akademik.
Naskah yang bagus tetap bisa ditolak jika dikirim dengan cara yang salah. Sebaliknya, naskah yang layak dengan submit rapi memiliki peluang lebih besar masuk ke tahap review.
2. Kesalahan Umum Saat Submit Artikel ke Jurnal Nasional
Berikut beberapa kesalahan yang paling sering ditemui, beserta contoh dan dampaknya.
a. Tidak Membaca Panduan Penulis (Author Guidelines)
Ini kesalahan paling umum. Setiap jurnal memiliki gaya selingkung sendiri: format sitasi, struktur abstrak, jumlah kata, penamaan file, hingga template. Contoh: jurnal meminta abstrak 150–200 kata dalam satu paragraf, tetapi penulis mengirim abstrak 300 kata dengan empat paragraf. Akibatnya, editor meminta revisi teknis sebelum penilaian substansi, atau bahkan menolak naskah.
b. Salah Memilih Jurnal atau Scope
Mengirim artikel tentang pendidikan ke jurnal teknik, misalnya, menunjukkan penulis tidak memahami fokus jurnal. Editor biasanya menolak dengan alasan out of scope. Strategi terbaik adalah membaca beberapa artikel terbaru di jurnal tersebut untuk memastikan topik Anda relevan.
c. Surat Pengantar (Cover Letter) yang Lemah atau Tidak Ada
Surat pengantar bukan formalitas. Ini kesempatan menjelaskan mengapa naskah Anda cocok untuk jurnal tersebut. Kesalahan umum: surat terlalu panjang, tidak menyebut judul dan jenis artikel, atau tidak menyatakan bahwa naskah belum pernah dipublikasikan.
d. Metadata dan Data Penulis Tidak Konsisten
Nama penulis, afiliasi, email, dan ORCID harus konsisten di semua dokumen. Contoh kesalahan: nama di halaman judul berbeda dengan nama di sistem OJS. Ini menyulitkan editor dan bisa menimbulkan masalah etika.
e. File Tidak Lengkap atau Format Salah
Banyak jurnal meminta file terpisah: naskah utama tanpa identitas, halaman judul, pernyataan etik, dan kadang data pendukung. Mengirim semuanya dalam satu file atau dalam format yang tidak diminta memperlambat proses.
f. Mengabaikan Etika Publikasi
Mengirim naskah yang sama ke dua jurnal sekaligus (double submission), tidak mencantumkan konflik kepentingan, atau tidak menyertakan persetujuan etik untuk penelitian manusia adalah pelanggaran serius. Editor dapat menolak naskah dan menandai penulis.
g. Tidak Memeriksa Plagiarisme dan Similarity
Kemiripan teks yang tinggi, bahkan dari tulisan sendiri, dapat memicu penolakan. Praktik terbaik: lakukan pemeriksaan mandiri sebelum submit dan pastikan kutipan ditulis dengan benar.
3. Strategi Praktis Sebelum Menekan Tombol Submit
Berikut langkah praktis yang bisa Anda terapkan untuk meminimalkan kesalahan.
- Baca panduan penulis dua kali. Cetak atau buka di tab terpisah, lalu centang setiap persyaratan.
- Siapkan semua dokumen dalam satu folder. Beri nama file sesuai instruksi jurnal.
- Tulis surat pengantar yang ringkas. Sebutkan judul, jenis artikel, alasan kesesuaian, dan pernyataan orisinalitas.
- Periksa konsistensi identitas penulis. Pastikan nama, afiliasi, dan email sama di semua tempat.
- Lakukan pemeriksaan plagiarisme. Gunakan alat yang tersedia dan tafsirkan hasilnya secara bijak.
- Minta rekan membaca. Proofreading oleh orang lain membantu menemukan kesalahan yang terlewat.
- Simpan bukti submit. Catat nomor naskah dan tanggal pengiriman untuk tindak lanjut.
Contoh praktik baik: seorang penulis membuat daftar periksa pribadi berisi 12 poin, mulai dari format referensi hingga pernyataan etik. Setiap kali submit, ia mengisi daftar itu. Hasilnya, naskahnya jarang dikembalikan karena masalah teknis.
4. Checklist Praktis Sebelum Submit
Gunakan daftar berikut sebagai panduan cepat.
- Apakah naskah sudah sesuai scope jurnal?
- Apakah format mengikuti template dan gaya selingkung?
- Apakah abstrak dan kata kunci sesuai ketentuan?
- Apakah semua referensi lengkap dan konsisten?
- Apakah file yang diminta sudah lengkap dan diberi nama benar?
- Apakah surat pengantar sudah disiapkan?
- Apakah metadata penulis konsisten?
- Apakah naskah bebas dari plagiarisme dan self-plagiarism?
- Apakah pernyataan etik dan konflik kepentingan sudah disertakan?
- Apakah Anda sudah menyimpan salinan dan bukti submit?
5. Praktik Terbaik Setelah Submit
Submit bukan akhir proses. Setelah mengirim, pantau status naskah melalui sistem jurnal. Jika editor meminta perbaikan teknis, tanggapi dengan cepat dan sopan. Hindari mengirim email berulang untuk menanyakan status dalam waktu singkat. Jika naskah ditolak, baca alasan penolakan dengan tenang, perbaiki, lalu kirim ke jurnal lain yang lebih sesuai.
Praktik terbaik lainnya adalah mencatat setiap submit dalam log pribadi: nama jurnal, tanggal, status, dan catatan. Ini membantu Anda belajar dari pola kesalahan dan meningkatkan efisiensi di masa depan.
Penutup
Kesalahan umum saat submit artikel ke jurnal nasional sering kali bersifat teknis dan dapat dihindari dengan persiapan matang. Dengan memahami panduan penulis, menyiapkan dokumen lengkap, menulis surat pengantar yang tepat, dan menjaga etika publikasi, Anda meningkatkan peluang naskah masuk ke tahap review. Ingat, submit yang rapi adalah bentuk penghormatan kepada editor dan pembaca, sekaligus cerminan kualitas penelitian Anda.
Artikel ini adalah seri ketiga dari lima. Nantikan seri berikutnya yang akan membahas strategi merespons catatan reviewer secara efektif.